Manter o histórico dos pacientes atualizados é uma tarefa que, muitas vezes, pode causar uma dor de cabeça. Anotar em fichar manuais ou planilhas, pode custar a perda das informações e retrabalho. Para um atendimento com excelência, rever o histórico é fundamental no momento em que o médico veterinário vai realizar uma consulta. Assim, é sempre importante se certificar de que todas as informações de seu paciente estejam atualizadas e que todos os dados da consulta sejam anotados. Em vista disso, o sistema 4vetz conta com o Prontuário, uma área para registrar todos os atendimentos clínicos que são realizados, e com isto, manter o mesmo registrado. Nos atendimentos é possível encontrar os dados do paciente, os dados da consulta (como data e hora) e as observações feitas antes do atendimento. Também, há espaço para adicionar a anamnese e o peso do animal, assim como o tratamento prescrito, agilizando qual produto ou serviço é necessário para a recuperação. Ainda estão disponíveis espaços para registro dos exames físicos realizados, os diagnósticos e as receitas, sendo que todos podem ser baseados em modelos prontos salvos no sistema, ou seja, o prontuário completo. O sistema também oferece a solicitação de pedidos de medicamentos necessários para o tratamento (*), e um campo para adicionar documentos referentes ao atendimento, como fotos dos animais e procedimentos, resultados de exames, vídeos de exames, cirurgias e etc.

Sabendo que cada parte dos atendimentos aos pacientes é importante, e que as vezes são necessários tratamentos intensivos e mais próximos aos animais, tudo foi pensado a fim de agilizar e facilitar a rotina dos médicos, na intenção de contribuir com um trabalho mais organizado e completo. Dessa forma, quando preciso, basta usar a opção de Iniciar Internação diretamente na página do atendimento. Assim, todas as informações do prontuário, bem como histórico de atendimentos anteriores, ficam conectados e acessíveis durante a internação. Tudo muito mais rápido, prático e seguro.
(*) Para integração com a Farmácia Vetus, solicite ao suporte 4vetz.

Todos os setores da empresa devem ser organizados para que sejam produtivos. Dessa forma, é possível melhorar o fluxo de informações entre todos os setores do estabelecimento. Portanto, é de extrema importância manter a agenda dos profissionais organizada. Com a agenda online dentro do sistema 4vetz, torna-se fácil o formato de marcação de consulta e verificação dos horários disponíveis.

Na agenda, pode-se fazer pré-agendamentos, adicionando previamente no sistema os horários disponíveis de cada veterinário. Desse modo, fica mais fácil verificar quando e com quem uma consulta pode ser realizada. Também é válido adicionar o agendamento para outro horário de preferência. Assim, é possível ter a visão dos compromissos e os horários vagos de todos os veterinários da unidade.

Quando se administra uma empresa, é essencial estar sempre atento referente a emissão de notas fiscais, pois assim todos os tributos estarão regularizados, o que aumenta a credibilidade do seu negócio.

No sistema 4vetz, é possível parametrizar as notas fiscais. Uma vez salvas as configurações, não será necessário realizar este procedimento novamente, diminuindo o tempo necessário para as emissões.

Para manter o controle das informações deste documento tão importante, o sistema oferece um módulo especificamente projetado para pesquisar as notas fiscais emitidas, não emitidas, notas com erros ou canceladas. Assim, fica muito mais prática a localização, visualização e a resolução de possíveis problemas.

Nossa estrutura atende o uso entre matriz e filiais em uma mesma base de dados, trabalhando de forma integrada entre suas unidades. Possui controle de usuários de forma a permitir que um único usuário tenha uma visão geral da operação toda. Também, permite que uma unidade agende horários nas agendas de outras unidades, para permitir aos tutores escolherem o local do próximo atendimento.

Atualmente, os clientes não desejam apenas receber ofertas, eles precisam sentir um diferencial para criar uma relação com as empresas e seus serviços. As ofertas, normalmente, giram em torno da redução de preço. Porém, muitas vezes isso não é suficiente, também é necessário que as ofertas ofereçam um valor intangível. Este valor precisa ser incluído nas vendas.

O pacote de serviços personalizado atende muito bem a Clínicas Veterinárias e Petshops, onde cada cliente tem uma necessidade específica de procedimentos. O veterinário avalia o Pet/Animal e determina os serviços e quantidades das sessões necessárias para obter o resultado desejado pelo cliente.

Após a criação de um pacote personalizado, torna-se possível monitorar o uso desses pacotes, bem como verificar o andamento de cada um deles, cancelá-los e realizar a conciliação dos mesmos. A conciliação é um processo que permite movimentar o valor pago para um atendimento que será realizado em uma unidade diferente daquela em que o pagamento foi efetuado.

Às vezes, os consumidores, por alguma razão, não querem mais um produto ou serviço comprado. Em outros casos, o atendente pode lançar uma venda para o tutor errado. Nesses momentos, é importante entender a situação do cliente. Por isso, a opção de Cancelamento de Venda está disponível dentro do sistema 4vetz.

O sistema 4vetz permite que uma determinada venda seja pesquisada para ser cancelada. Nas vendas que serão excluídas, esclarecer o motivo do cancelamento é obrigatório e, para sempre manter o monitoramento adequado do que é feito no sistema, o usuário que realizou o procedimento também é informado.

O cadastro de produtos e serviços no sistema é um procedimento fundamental para registrar as funcionalidades que a empresa oferece, evitando problemas no controle de entrada e saída dos produtos, bem como na contagem de estoque. Auxiliando também nas vendas que serão realizadas, pois não é possível efetuar a venda de um produto sem estoque ou um serviço inexistente.

Por meio do sistema 4Vetz, é possível cadastrar os produtos e serviços, além de categorizá-los e verificar a quantidade em estoque, definindo o preço de custo e venda de cada um deles.

O sistema possui uma série de cadastros para auxiliar no dia-a-dia, tais como: Espécies, Raças, Pelagens, Unidades (matriz e filiais), Usuários, Profissionais, Setores, Salas de atendimento, Caixas, Tutores e Pets, Fornecedores, Produtos e Serviços, Notificações, Fornecedores, Parceiros, Feedbacks, Bancos, Cartões de Crédito, Contas a Receber, Contas a Pagar e etc.

Para o cliente, nada melhor do que saber que o Pet/Animal esteve em boas mãos. Por isso, o sistema conta com um módulo de acesso para os tutores, onde a empresa disponibiliza as informações que achar serem necessárias. Estas, podem ser itens do prontuário, como Anamnese, e/ou Diagnóstico Clínico, e/ou Exame Físico e/ou etc, além das informações financeiras, como atendimentos efetuados com seus respectivos valores. Todos os itens podem ser escolhidos para aparecerem ou não na visão do tutor.

Nas empresas, os fornecedores estão diretamente relacionados à qualidade dos produtos e serviços oferecidos, e também desempenham importante papel para garantir que os prazos de entrega sejam cumpridos.

O relatório Financeiro por Fornecedor mostra a data de venda, o nome do fornecedor, os produtos ou serviços vendidos, o valor de custo e de venda e também calcula o Markup daquela venda.

O Markup representa um índice multiplicador que é aplicado ao custo do serviço prestado ou do produto vendido para formar o preço de venda. Seu principal objetivo é garantir que o preço estabelecido cubra, de fato, todos os custos de cada serviço prestado pelos fornecedores. Também fica mais fácil definir descontos sem prejudicar a rentabilidade das vendas, afim de conquistar mais clientes.

Portanto, com esta ferramenta dentro do sistema 4vetz, fica mais prático o monitoramento de seus lucros, quais produtos dos fornecedores estão sendo mais vendidos e também a definição de seus preços de venda.

Com este relatório pode-se identificar quantas consultas de avaliação são necessárias para converter em venda de pacotes de serviços. Essa opção, também, auxilia a verificar a quantidade de vendas de pacotes, quais são mais vendidos e o intervalo de dias que o cliente demorou para fazer a aquisição. Ao mostrar a data de atendimento, a data da compra e o pacote adquirido, o sistema 4vetz auxilia diretamente nas vendas e no pensamento de estratégias para montar os próximos pacotes.

Nossa estrutura atende o uso entre matriz e filiais em uma mesma base de dados, trabalhando de forma integrada entre suas unidades. Possui controle de usuários de forma a permitir que um único usuário tenha uma visão geral da operação toda. Também, permite que uma unidade agende horários nas agendas de outras unidades, para permitir aos tutores escolherem o local do próximo atendimento.

Este é um módulo do sistema que permite coletar e inserir informações sobre os animais que estão internados. Desse modo, os veterinários deixam de se preocupar com a burocracia dos papéis, pois conseguem consultar os dados necessários através do sistema 4vetz. Nesta situação, todo cuidado é pouco, portanto o sistema junta o histórico dos atendimentos à internação, desde a evolução do animal, anamnese e exames, até os produtos e serviços utilizados e a prescrição de medicamentos. Tudo em um lugar só, possibilitando o acompanhamento do que aconteceu com o animal mesmo após sua alta. As informações são mantidas no cadastro do paciente, sendo possível acessar a qualquer lugar e momento, bastando que se tenha acesso a um navegador de internet via computador, tablet ou smartphone. Nunca foi tão prático.

Com a possibilidade de registro da evolução do animal, trazendo todo histórico detalhado dos procedimentos executados em ordem cronológica, não há mais o risco de perda ou esquecimento de alguma informação importante. O veterinário plantonista, por exemplo, já é habituado a lidar com internações que iniciaram antes do seu turno. Nesses momentos, sabe-se que é essencial entender o que já foi feito e o que é recomendado para aquele paciente, para dar continuidade ao tratamento já determinado. Sendo assim, o Módulo de Internação está equipado para adicionar com facilidade quais foram as medicações prescritas, os horários das próximas aplicações, a dosagem exata, os procedimentos cirúrgicos ou exames marcados e os pedidos para a farmácia. Todas as informações ficam disponíveis com facilidade, ajudando a manter tudo dentro do horário programado e a começar o trabalho com todas as informações necessárias sobre cada animal em mãos.

Durante a internação, médicos veterinários ficam de prontidão 24h por dia no setor de internação, prontos para auxiliar os enfermeiros em casos de emergência. Os animais recebem toda medicação receitada pelo médico responsável. Pensando nisso, o sistema disponibiliza a solicitação dos medicamentos necessários para a farmácia (*) diretamente pelo sistema 4vetz, onde faz-se o pedido e aguarda-se o medicamento chegar. Quando for necessário prescrever uma receita para o animal, modelos de receitas estão disponíveis para que o processo seja mais rápido, basta adaptá-los às características e condições do paciente. Além da receita, também consegue-se emitir o histórico da internação, a ficha clínica e a prescrição dos medicamentos que foram utilizados neste período.

(*) Para integração com a Farmácia Vetus, solicite ao suporte 4vetz.

O sistema conta com o gerenciamento de Caixas, com controle dos processos de abertura, movimentação, transferências, fechamento e tesouraria. Conforme os atendimentos são encerrados, automaticamente o sistema direciona para os Caixas. Com isto, todos os atendimentos que estão pendentes de pagamentos ficam disponíveis para cobrança. Os caixas podem adicionar mais produtos e/ou serviços, que serão somados aos demais valores do atendimento. Possui facilidades como, opções de desconto, controle de saldo de clientes, formas de pagamentos, controle de fiados e etc.

O módulo Split de Notas do sistema 4vetz é um complemento ao módulo de Notas Fiscais. Quando um serviço é vendido pela clínica a um cliente, mas o profissional que vai realizar o atendimento é terceirizado, pode acontecer uma bitributação referente à venda. O Split de Notas soluciona esse problema. Com ele, no momento da emissão da nota fiscal para o cliente, é possível determinar quais as porcentagens do serviço são cobradas pela clínica e pelo terceirizado, definindo assim os valores cobrados por cada CNPJ, gerando duas notas fiscais para o cliente final e apurando corretamente os tributos devidos.

Deste modo, o 4vetz evita bitributação, gerando mais economia no pagamento de impostos e trazendo ainda mais facilidade na emissão de notas fiscais.

Em clínicas e petshops, sabe-se que é valioso contar com informações e características detalhadas sobre os Pets/Animais. A opção de Cadastro dos Pets/Animais é um espaço para informar detalhes importantes, como cuidados especiais, alergias e observações sobre o animal. Assim, quando um atendimento for agendado, os dados já estarão salvos e o veterinário pode se preparar melhor para a consulta.

O controle de dados é essencial dentro de qualquer empresa. E, como consequência das informações do cadastro, será possível verificar todos os atendimentos realizados de qualquer Pet/Animal que esteja no sistema 4vetz. O espaço de Atendimento por Pet/Animal permite que se crie um filtro por Pet/Animal ou tutor para verificar todos os seus atendimentos já realizados, e caso necessário, ver mais detalhes sobre eles na opção Histórico Pet/Animal pode-se acessar o histórico de cada animal que fez uma consulta. Neste espaço, é informado com detalhes o que foi feito e todo tratamento que o médico receitou.

Sabemos que nem todos os clientes fazem uma compra vinculada a algum atendimento, e nem todos os clientes querem estar cadastrados no sistema. Pensando nisso, o sistema 4vetz disponibiliza um espaço para Vendas Avulsas, que permite a realização de vendas de algum produto de forma anônima, quando necessário. Claro, também é possível relacionar um tutor em uma venda avulsa caso ele já tenha cadastro, ou cadastrar o mesmo na hora, se for do interesse da empresa.

A digitalização é uma transformação fundamental na maneira como as empresas gerenciam seus documentos, informações e processos. Ela ajuda a tornar negócios mais eficientes, e também oferece inúmeros benefícios como a preservação de documentos importantes, evita o desperdício de papel, economiza espaços físicos, aumenta a produtividade, facilita a rotina e aumenta a segurança dos dados registrados.

Quando se fala em upload de documentos dentro do sistema, são quaisquer arquivos relevantes que o profissional responsável pelo Pet/Animal deseja incluir no atendimento ou internação do mesmo. Pode ser uma foto, um arquivo de texto, um vídeo de uma cirurgia, ou uma planilha. O importante é manter eles sempre organizados e garantir a qualidade das informações no ambiente de trabalho. Assim, os arquivos estarão sempre atrelados aos atendimentos, internações e também estarão acessíveis no histórico dos Pets/Animais.

A definição das categorias dos serviços/produtos oferecidos pela empresa é fundamental para atender às necessidades dos consumidores, organizar o estoque e classificá-los adequadamente. No caso de um petshop, por exemplo, a categoria de higiene é composta por itens como shampoos, banhos, tosas, etc.

Para realizar esse cadastro de categorias e organizá-las de forma eficiente, o sistema 4Vetz permite criar vários níveis de pasta, como uma pasta de Serviços com uma subpasta chamada Higiene, na qual serão listados os serviços que são classificados como serviços de higiene.

Muitas vezes, após o Pet/Animal sair do atendimento com o veterinário, este atendimento não é encerrado. Por ser uma compra de pacote (por exemplo, várias sessões de fisioterapia) ou até mesmo por saber que irá retornar e adquirir algum outro produto ou serviço. Em outros casos, o cliente pode levar seus Pets/Animais para vários atendimentos, e solicitar apenas um pagamento ao final do mês. Pensando nisso, disponibilizamos uma tela específica para registrar o cliente que está com mais de um atendimento em aberto e agilizar o fechamento dos mesmos em apenas uma transação financeira.

Também é possível gerar um recibo pendente para enviar ao tutor, e assim, alertá-lo da pendência.

Administrar uma empresa é um trabalho nem sempre fácil, sendo necessário se contar com todas as informações possíveis para tornar as decisões mais precisas e corretas. Para isso, é fundamental manter todos os atendimentos e demais transações lançadas de maneira clara e objetiva, dando uma visão geral de cada processo dentro da organização, o que ajuda no planejamento de futuras etapas.

Para auxiliar no processo de análise, o sistema 4vetz conta com uma grande variedade de Relatórios:

Relatórios Financeiros: auxiliam a consultar o histórico de vendas do estabelecimento, extratos do fechamento de caixa, formas de pagamento das vendas, produtos vendidos de um fornecedor e de recibos pendentes, entre outros.

Relatórios Cadastrais: servem para consultar o histórico de um Pet/Animal ou de compras do Tutor no sistema, entre outros.

Relatórios de Atendimentos: Muitas vezes é importante saber quanto tempo passou desde a última visita. Com isso, os gestores podem enviar mensagens aos tutores para lembrar do último atendimento. Para isto, o relatório Últimos Atendimentos está disponível, permitindo criar filtros para facilitar a análise dos dados. Também muito útil, o relatório de Atendimentos por Pet/Animal traz, de forma simples, os resultados dos atendimentos feitos dentro do período selecionado, e permite que se selecione apenas um Pet/Animal para ver seu histórico completo.

Relatórios de Pacotes: Quando tutores precisam comprar pacotes para seus Pets/Animais após avaliação com o veterinário, o 4vetz fornece ferramentas para o acompanhamento de quantos pacotes foram vendidos, quantos foram utilizados, pacotes em andamento, consultar o histórico de cancelamento de pacotes, e demais controles.

O histórico de vendas mostra tudo o que foi comercializado, ajudando a entender melhor o hábito de consumo dos clientes. Acompanhar esse histórico é uma prática interessante para quem procura alavancar os resultados do seu negócio. É um processo em que as últimas compras realizadas pelos clientes são analisadas, sendo importante para conhecer melhor o público e suas necessidades, identificar possíveis erros e propor melhorias capazes de atrair e fidelizar os clientes.

Com esse relatório de vendas no sistema 4vetz, fica mais simples saber quais serviços mais interessam, qual unidade vende mais e em quais datas. Também permite ver separadamente o total recebido pelos serviços, pelas vendas avulsas e os descontos disponibilizados.

Também é comumente utilizado para passar ao contador todo o movimento financeiro do mês.

Nas empresas, é muito importante planejar e pensar em como melhor atender aos clientes, mas sem deixar com que o financeiro fique desorganizado e comprometa as rotinas do trabalho. Assim, consegue-se garantir a qualidade do serviço ou produto oferecido. Em razão disso, o sistema 4vetz facilita o recebimento dos valores dos atendimentos e vendas. É possível fazer o pagamento de várias formas, podendo-se dividir parte em dinheiro e parte com cartão, parcelamento no cartão de crédito, à vista, por pendura para futuro acerto e etc.

Com o relatório de formas de pagamento, o sistema está equipado para pesquisar e mostrar os detalhes dos pagamentos pendentes, tanto no cartão de crédito, quanto nas demais opções de pagamento. É possível filtrar por unidade e por pagamento. Assim, fica mais fácil identificar, por exemplo, qual a forma de pagamento mais utilizada.

Nossa estrutura atende o uso entre matriz e filiais em uma mesma base de dados, trabalhando de forma integrada entre suas unidades. Possui controle de usuários de forma a permitir que um único usuário tenha uma visão geral da operação toda. Também, permite que uma unidade agende horários nas agendas de outras unidades, para permitir aos tutores escolherem o local do próximo atendimento.